Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc xử lý dữ liệu trên máy tính đã trở nên vô cùng phổ biến. Word và Excel là hai phần mềm văn phòng không thể thiếu, được sử dụng rộng rãi trong học tập, làm việc và đời sống hàng ngày.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chuyển dữ liệu giữa hai phần mềm này một cách hiệu quả, đặc biệt là khi cần giữ nguyên định dạng văn bản. Việc chuyển đổi thủ công thường mất thời gian, công sức và tiềm ẩn nhiều sai sót.
Hiểu được điều đó, Gamemoihot sẽ hướng dẫn bạn 3 phương pháp copy và chuyển file Word sang Excel cực kỳ đơn giản, dễ thực hiện và đảm bảo giữ nguyên định dạng. Cùng theo dõi nhé!
1. Lưu định dạng Plain Text và Import
1.1. Hướng dẫn nhanh
Bước 1: Mở file Word > Chọn File > Chọn Save As > Chọn Browse > Tại mục Save as type > chọn định dạng là Plain Text > chọn Save.
Bước 2: Tại giao diện File Conversion > Tích chọn Other encoding và chọn Unicode (UTF-8) > Nhấn OK.
Bước 3: Mở file Excel > Chọn tab Data > Chọn tiếp From Text > Tại giao diện Import Text File > Chọn file Plain Text > Nhấn Import.
Bước 4: Hiển thị giao diện mới > Tích vào mục Delimited > Next > Chọn định dạng dữ liệu General > Nhấn Finish.
Bước 5: Tại Import Data, chọn Existing worksheet > Nhấn OK > Chuyển đổi file thành công.
1.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Word cần chuyển đổi. Tại giao diện chính, bạn nhấn chọn mục File.
[Hình ảnh: Giao diện Word với mục File được khoanh đỏ]
Bước 2: Chọn mục Save As và nhấn vào mục Browse (hoặc các bạn nhấn chọn phím F12) để mở cửa sổ Save As lưu file.
[Hình ảnh: Cửa sổ Save As với mục Browse được khoanh đỏ]
Bước 3: Tại mục Save as type, bạn chọn định dạng là Plain Text rồi chọn Save.
[Hình ảnh: Mục Save as type với định dạng Plain Text được chọn]
Bước 4: Tiếp theo, tại giao diện File Conversion, bạn tích chọn Other encoding và chọn Unicode (UTF-8). Sau đó, bạn nhấn OK để lưu file Word thành định dạng Plain Text.
[Hình ảnh: Giao diện File Conversion với Other encoding và Unicode (UTF-8) được chọn]
Bước 5: Mở file Excel. Tại giao diện chính, bạn chọn tab Data, và chọn tiếp vào From Text.
[Hình ảnh: Giao diện Excel với tab Data và mục From Text được khoanh đỏ]
Bước 6: Tại cửa sổ Import Text File, bạn chọn đến file Plain Text mà bạn vừa lưu và nhấn chọn Import.
[Hình ảnh: Cửa sổ Import Text File với file Plain Text được chọn]
Bước 7: Giao diện mới hiển thị, lúc này bạn tích vào mục Delimited và nhấn Next.
Lưu ý: Nếu dữ liệu trong Word là bảng và đã bao gồm tiêu đề cột thì các bạn đánh dấu tích vào chọn My data has headers.
[Hình ảnh: Giao diện Import Wizard với mục Delimited được chọn]
Bước 8: Tiếp theo, bạn nhấn dấu tick vào mục Tab và nhấn Next.
[Hình ảnh: Giao diện Import Wizard với mục Tab được chọn]
Bước 9: Lựa chọn định dạng dữ liệu. Ở đây, bạn có thể chọn General, sau đó nhấn Finish.
[Hình ảnh: Giao diện Import Wizard với định dạng General được chọn]
Bước 10: Tại Import Data, bạn cần chọn vị trí để đưa dữ liệu vào. Nếu bạn muốn đưa dữ liệu vào sheet hiện tại thì chọn Existing worksheet hoặc nếu đưa dữ liệu vào sheet mới thì chọn New worksheet. Hoàn tất thao tác, bạn nhấn OK.
[Hình ảnh: Giao diện Import Data với Existing worksheet được chọn]
Bước 11: Kết quả chuyển đổi file của bạn đã hoàn thành.
[Hình ảnh: File Excel sau khi chuyển đổi thành công]
2. Sử dụng Paste Special – Cách copy nhanh gọn
2.1. Hướng dẫn nhanh
Bước 1: Mở file Word và copy vùng dữ liệu muốn chuyển đổi.
Bước 2: Mở file Excel, chọn vị trí muốn dán và click chuột phải > Chọn Paste Special.
Bước 3: Chọn HTML và nhấn OK.
Bước 4: Hoàn tất chuyển đổi.
2.2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Word lên và copy vùng dữ liệu muốn chuyển đổi.
[Hình ảnh: Vùng dữ liệu trong file Word được chọn để copy]
Bước 2: Mở file Excel lên, chọn vị trí muốn dán và click chuột phải chọn Paste Special.
[Hình ảnh: Click chuột phải và chọn Paste Special trong Excel]
Bước 3: Chọn HTML và nhấn OK.
[Hình ảnh: Cửa sổ Paste Special với HTML được chọn]
Bước 4: Hoàn thành chuyển đổi file.
Nếu dữ liệu chuyển đổi là bảng thì sau khi chuyển đổi bạn hãy chỉnh sửa kích thước bảng lại cho vừa ý nhé!
[Hình ảnh: Dữ liệu sau khi chuyển đổi sang Excel]
3. Dùng công cụ chuyển đổi trực tuyến – Giải pháp nhanh chóng, tiện lợi
3.1. Chuyển bằng trang web smallpdf.com
Bước 1: Truy cập vào trang web Smallpdf > Chọn vào mục Word sang PDF.
Bước 2: Nhấn vào Chọn các tệp > Chọn file bạn muốn chuyển đổi > Nhấn Open.
Bước 3: Đợi vài giây để hệ thống chuyển đổi > Nhấn vào Tải file xuống.
Bước 4: Trở lại giao diện đầu > Chọn vào mục chuyển đổi từ file PDF sang Excel.
Bước 5: Nhấn vào Chọn các tệp > Chọn file bạn muốn chuyển đổi > Nhấn Open > Đợi vài giây để hệ thống chuyển đổi > Nhấn vào Tải file xuống.
Chi tiết các bước:
- Truy cập Smallpdf và chọn chuyển đổi Word sang PDF:
[Hình ảnh: Giao diện Smallpdf với mục Word sang PDF được chọn]
- Tải lên file Word:
[Hình ảnh: Chọn file Word cần chuyển đổi]
- Chuyển đổi và tải xuống file PDF:
[Hình ảnh: Quá trình chuyển đổi Word sang PDF]
- Chọn chuyển đổi PDF sang Excel:
[Hình ảnh: Giao diện Smallpdf với mục PDF sang Excel được chọn]
- Tải lên file PDF và chuyển đổi:
[Hình ảnh: Chọn file PDF vừa chuyển đổi và quá trình chuyển đổi PDF sang Excel]
- Tải xuống file Excel:
[Hình ảnh: Tải xuống file Excel đã chuyển đổi]
3.2. Chuyển bằng trang web convertio.co
Bước 1: Bạn truy cập vào trang web Convertio > Nhấn vào mục Chọn tập tin.
Bước 2: Chọn file Word và nhấn Open để mở tệp tin > Nhấn mục Chuyển đổi.
Bước 3: Nhấn Tải về để tải file về máy.
Lưu ý: Với cách này dữ liệu trong file Word bạn muốn chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu thì việc chuyển đổi mới không bị lỗi font chữ nhé.
Chi tiết các bước:
- Truy cập Convertio và chọn file Word:
[Hình ảnh: Giao diện Convertio với file Word được chọn]
- Chuyển đổi file Word sang Excel:
[Hình ảnh: Quá trình chuyển đổi file Word sang Excel]
- Tải xuống file Excel:
[Hình ảnh: Tải xuống file Excel đã chuyển đổi]
Kết luận
Trên đây là 3 cách copy, chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng dễ dàng và chi tiết nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã tìm được cho mình một phương pháp phù hợp và hiệu quả.
Chúc các bạn thực hiện thành công! Đừng quên ghé thăm Gamemoihot thường xuyên để cập nhật những tin tức công nghệ, thủ thuật máy tính, điện thoại và game mới nhất nhé!
